Habitatges turístics

Responsabilitats en la Protecció de Dades en el Lloguer d'Habitatges Turístics

Si ets propietari d’un habitatge que llogues a través de plataformes com Airbnb o Booking, has de saber que estàs obligat a complir la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD) i el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).

Això implica una sèrie de responsabilitats que cal tenir en compte per garantir la seguretat de la informació dels teus hosts:

Recollida d’Informació: Quan els clients facin una reserva, hauràs de recollir dades personals com el seu nom, correu electrònic i la informació de pagament. És important fer-ho amb transparència i només recollir la informació necessària per gestionar-ne l’estada.
Protecció de les Dades: Mitjançant mesures adequades, has de protegir aquesta informació. Preparar un entorn segur on s’emmagatzemi la informació és fonamental per evitar filtracions o pèrdues.
Consentiment: Abans de gestionar les dades dels teus clients, és essencial obtenir-ne el consentiment. Assegura’t que entenen com se n’utilitzarà la informació i els drets.
Compatibilitat amb altres Lleis: A més de complir la legislació de protecció de dades, també cal estar al dia d’altres normatives que afecten el lloguer turístic, com les lleis autonòmiques de turisme i la Llei de Protecció de la Seguretat Ciutadana. Tot ha d’anar de la mà per evitar problemes legals.
Drets dels Hosts: Recorda que els teus clients tenen drets sobre les seves dades. Això inclou el dret a accedir, rectificar o eliminar la seva informació. Estar preparat per gestionar aquestes sol·licituds és una part important de la teva responsabilitat.

Complir amb aquestes obligacions no només t’ajuda a evitar sancions, sinó que també genera confiança entre els teus clients i millora la teva reputació i, per tant, el teu negoci. Si tens dubtes sobre com gestionar la protecció de dades adequadament, consulta experts en la matèria per assegurar-te que estàs fent les coses bé.

Ja no valen trucades velles

Els temps han canviat, i amb ells també les normes sobre com gestionar la informació personal. Oblida’t del clàssic “Accepto les condicions de protecció de dades” amb un enllaç a un document interminable. Ara la llei exigeix una comunicació clara i directa amb les persones a qui demanem dades. Aquesta és una responsabilitat que no hem de prendre a la lleugera.

habitatges turístics

Informar és imprescindible

Cada vegada que recopilem informació, ja sigui a través d’un formulari en línia, un contracte o un registre d’hostes, és fonamental informar adequadament la persona. Aquí t’expliquem què hem de tenir en compte:

Qui és el responsable?

És important deixar clar qui es farà càrrec de la informació que recollim.

Per a què la volem?

Has d'explicar de manera transparent per a què faràs servir les dades.

Quina és la base legal?

Indica si estem parlant d'un contracte, consentiment explícit o alguna obligació legal que ens obliga a fer-ho.

A qui es comunicaran?

Informa els interessats sobre qui més podrà tenir accés a les seves dades.

Quins drets tenen?

Fes una menció breu sobre els drets que tenen les persones respecte a la seva informació: accés, rectificació, supressió, etc.

On trobar més informació?

Ofereix un enllaç o un lloc on puguin consultar més detalls sobre la protecció de dades, perquè no es quedin amb dubtes.

La transparència com a norma

Recorda que la clau és la transparència. Hem de facilitar que la gent entengui com es gestionaran les seves dades, sense complexitats ni sorpreses. Així, no només complim la normativa, sinó que també guanyem la seva confiança. A PROTECDATUS Consultors SL ens encarreguem de guiar-te perquè la teva empresa pugui gestionar tot això de la manera més efectiva i breu possible.

Qui gestiona les dades?

Quan parlem de dades personals, és important entendre qui les pot utilitzar. El responsable del tractament és qui pot operar amb les teves dades per enviar-te ofertes i, en definitiva, buscar les seves vendes.

En aquest món, hi ha diversos jugadors que poden estar implicats:

Propietaris d’immobles, ja sigui com a particulars o a través de societats patrimonials.
Portals d’Internet, que s’especialitzen en aconseguir possibles clients (també coneguts com «leads»).
Plataformes de reserves en línia com Booking, Airbnb o Top-Rural.
Negocis locals que utilitzen el seu propi sistema de reserves o bé ofereixen serveis externs per gestionar les reserves.
Immobiliàries que també entren en joc.

La titularitat de les dades personals pot ser molt variada, i així és com funciona:

Un sol responsable

En aquest cas, hi ha un únic titular de les dades que decideix com s’utilitzaran, mentre que altres agents les tracten per encàrrec, sense tenir-ne el control directe.

Múltiples responsables

El primer qui recull les dades és qui ha de demanar-te permís per compartir-les amb altres. És com si t'informessin que, per poder donar-te el servei que vols, necessiten comunicar les teves dades a altres agents.

Corresponsables

En alguns casos, diverses empreses estan tan connectades entre si que poden gestionar les dades col·lectivament, normalment en grups empresarials.

Contractes i comunicació: La manera com es redactin els contractes entre els diferents agents també influeix en qui acaba sent el propietari de les teves dades. La comunicació clara amb el client és essencial per entendre qui maneja la informació.

Amb aquesta comprensió, és fonamental saber sempre qui està al darrere de les dades que comparteixes i com es tractaran. La transparència i la bona comunicació són clau en aquesta relació!

HABITATGES TURÍSTICS

Sistema de Videovigilància

Si tens un habitatge turístic amb un sistema de videovigilància (o estàs pensant en instal·lar-ne un), és important que segueixis una sèrie de passos per assegurar-te que compleixes la normativa. Primer de tot, has de registrar aquest sistema en el teu fitxer d’activitats de tractament.

A més, és imprescindible que signis un contracte amb l’empresa que realitza la instal·lació o el manteniment del sistema de seguretat. No oblidis col·locar cartells informatius que indiquin la presència de càmeres. Aquests cartells han d’estar adaptats a la legislació vigent, concretament a la Llei 3/2018.

Per què són importants aquests cartells?

Compliment normatiu: Resulten fonamentals per informar els visitants que es fa videovigilància, tal com exigeix la llei.
Facilitat d’actualització: si tens la informació estructurada en la teva pàgina web, podràs modificar els detalls d’una manera més senzilla, sense haver de canviar els cartells cada vegada que hi hagi novetats.

Aquesta estratègia no només et permet estar al dia amb els requisits legals, sinó que també et dona la flexibilitat de reaccionar ràpidament a qualsevol canvi en la teva empresa o en les normatives que pugui emetre l’Agència Espanyola de Protecció de Dades. Així, podràs estar tranquil/il·la, sabent que la teva videovigilància està sota control i que protegeixes tant els teus interessos com els dels teus clients.

La responsabilitat activa

Tal com s’estableix en la disposició addicional divuitena de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD) i en el Reglament (UE) 2016/679, implica que les empreses han de ser proactives en garantir que compleixen les normatives de protecció de dades. Això significa que no només han de complir les obligacions que es presenten en les normes, sinó que també han de demostrar aquesta conformitat.

Per a això, les empreses tenen dues vies principals per assegurar el compliment d’aquest principi de responsabilitat activa:

Designar un responsable intern

Una opció és assignar un empleat de l'empresa, preferentment amb coneixements en protecció de dades, per seguir les publicacions de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD). Aquest responsable hauria de revisar de manera periòdica les novetats i orientacions que es publiquin, avaluar la seva aplicabilitat a l'empresa i implementar les mesures necessàries per garantir el compliment. Aquesta assignació no només ajuda a mantenir actualitzada l'empresa respecte a les normatives, sinó que també fomenta una cultura de responsabilitat pel que fa a la protecció de dades dins de l'organització.

Contractar una empresa especialitzada

Si l'empresa no té els recursos per dedicar un empleat a aquesta tasca, pot optar per contractar els serveis d'una consultoria o empresa especialitzada en protecció de dades. Aquestes empreses tenen l'expertesa per guiar i implementar les mesures necessàries per al compliment de la normativa. A més, poden realitzar auditories i revisions periòdiques per assegurar que l'empresa segueix adaptant-se a qualsevol canvi normatiu.

Ambdues opcions són vàlides, i la decisió dependrà de les necessitats i recursos de cada empresa. El més important és implementar un pla que permeti demostrar la responsabilitat activa en el compliment de les normatives de protecció de dades.

habitatges turístics

Documentació essencial per a l'empresa

Si tens una empresa de lloguer turístic, és fonamental que estiguis al corrent de la normativa sobre protecció de dades. Un dels documents clau que hauràs de preparar és un “Registre d’Activitats de Tractament de Dades Personals”. Això no és només una formalitat, sinó una manera de garantir que maneges les dades dels teus clients de manera segura i responsable.

Què incloure en el registre

Al teu registre, hauràs de detallar una sèrie de punts importants:

Base legal per a l'ús de dades

Explica per què estàs processant les dades. Quina és la justificació legal?

Motivació del tractament

Quins són els fins concrets del tractament? Per exemple, reserva de serveis, enviament de comunicacions, etc.

Persones afectades

Qui són les persones de les quals reculls les dades? Parlem dels clients, treballadors o altres.

Tipus de dades que gestiones

Aquí és on especificaràs quines dades tractes, com ara noms, correus electrònics, informació de pagament, etc.

Destinataris de les dades

Indica qui pot rebre aquesta informació, com ara proveïdors de serveis que et poden ajudar en la gestió.

Transferències internacionals

Si envies dades fora del país, és important que ho mencionis i que especifiquis els països implicats.

Terminis de conservació

Fes saber quant de temps conservaràs les dades abans de suprimir-les. És important ser transparent amb els teus clients.

Mesures de seguretat

Finalment, detalla quines mesures has implementat per garantir la seguretat de les dades que gestiones.

Per què és important?

Tenir aquest registre no només t’ajuda a complir la legislació vigent, sinó que també et dona confiança tant a tu com als teus clients. Estar al dia en allò que es refereix a la protecció de dades és la manera de construir relacions de confiança i garantir una gestió responsable.

Si necessites ajuda per elaborar aquest document o tenir-ho tot al dia, hi som per assessorar-te en allò que necessitis!

protecdatus

Com et podem ajudar?

Gestió Documental Simplificada

Ens encarreguem de tota la documentació relacionada amb la protecció de dades que el teu habitatge turístic necessita. A través de la nostra plataforma de gestió, et deixem tot preparat de manera fàcil i ràpida.

El millor de tot? Aquest sistema ens permet ajustar la documentació de manera àgil a qualsevol canvi que pugui establir l'Agència Espanyola de Protecció de Dades. Així, assegurem que estiguis sempre al dia i compleixis el principi de Responsabilitat Activa sense complicacions.

Amb nosaltres, la gestió de la protecció de dades és molt més senzilla!

Suport Personalitzat

Tens dubtes sobre els textos legals que has d'incloure en el formulari de reserva en línia, el contracte de lloguer o el registre d'entrada de viatgers? Nosaltres t'ajudem! Els nostres experts et guiaran per assegurar que tot estigui en regla i compleixi amb la legislació vigent, perquè la teva activitat no tingui impediments.

Comuniquem amb Responsabilitat

Et preguntes si pots enviar informació comercial als teus antics hostes? Estem aquí per aclarir-ho. T'ajudem a establir les millors pràctiques per comunicar-te amb ells de manera legal, sense contravenir les lleis de protecció de dades. El nostre objectiu és que la teva empresa sigui rendible i, al mateix temps, compleixi la normativa.

Suport en les Inspeccions

Si alguna vegada et trobes en situació d'inspecció o reps un requeriment, no et preocupis! Estarem al teu costat per assessorar-te i acompanyar-te durant el procés. Ens ocupem que tinguis tota la documentació necessària i que responguis els requeriments de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades amb confiança.

La teva tranquil·litat és la nostra prioritat

Per assegurar-te que estàs en bones mans, complementem el nostre servei amb una assegurança de responsabilitat civil. En cas que hi hagi qualsevol error o dèficit en el nostre assessorament que pugui afectar la teva activitat, tenim un capital assegurat d’1.000.000 euros per cobrir qualsevol perjudici. Així, pots estar tranquil, sabent que estem a la teva disposició per resoldre qualsevol imprevist.

Volem que se’t faci fàcil. Deixa’ns cuidar de la part legal i tu centra't en fer créixer l’empresa!

Contacta amb nosaltres