Responsabilitats de les Òptiques en Protecció de Dades

A les òptiques, el servei al client va més enllà de vendre ulleres o lents de contacte. També implica protegir la informació personal dels clients. Per això, és fonamental que compleixin la Llei Orgànica de Protecció de Dades (Llei 3/2018) i el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).

sol·licitar més informació
ÒPTIQUES

Gestió de la Informació dels Clients

Des del moment que un client mostra interès en els teus serveis (ja sigui que sol·licita un pressupost o demana informació sobre els productes), és essencial que gestionis tota la documentació, com ara pressupostos i factures, tot seguint les normatives de protecció de dades. Això no només et manté en la legalitat, sinó que també genera confiança i seguretat en els teus clients.

A PROTECDATUS Consultors SL, estem aquí per fer que aquest procés et sigui més fàcil. Et guiem pas a pas en la gestió de la relació amb els clients, assegurant-te que tota la informació es maneja de manera segura i responsable.

Bones Pràctiques a Considerar

  • Consentiment: Assegura’t que tens el consentiment adequat dels clients abans de recollir-ne la informació personal.
  • Seguretat de les Dades: Implementa mesures de seguretat per protegir les dades de manera eficient contra filtracions o accessos no autoritzats.
  • Formació: Educa el teu equip sobre la importància de la protecció de dades i les seves responsabilitats.

Complir amb aquestes obligacions no només és un requisit legal, sinó també una oportunitat per diferenciar-te en un mercat cada vegada més competitiu, mostrant el teu compromís amb la privacitat i seguretat dels teus clients.

imagen de cliente en óptica

Organització del tractament de dades

A totes les Òptiques se’ns exigeix tenir a punt un document fonamental: el Registre d’Activitats de Tractament de Dades Personals. Aquest document és imprescindible per demostrar que complim la normativa i que actuem de manera transparent amb les dades dels nostres clients. Aquí t’expliquem què és i què hauria de contenir:

Per què és important? Tindre un registre ben estructurat no només ens ajuda a complir amb les obligacions legals, sinó que també mostra als nostres clients que ens prenem seriosament la seva privacitat. A més, és un requisit que ens pot demanar l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.

Què inclou? El registre ha de detallar diversa informació que justifica la forma en què tractem les dades. Aquí tens els punts clau que s’han de tenir en compte:

Base legal del tractament

Explica per què recollim dades, és a dir, quina norma ens permet fer-ho.

Motivació del tractament

Hem de ser clars sobre per què utilitzem les dades. Per exemple, pot ser per oferir serveis, controlar la qualitat o gestionar cites.

Grup de persones afectades

Qui són les persones de les quals en recollim dades? Pot ser el nostre clients o fins i tot empleats.

Tipus de dades tractades

Quines dades fem servir? Poden ser noms, telèfons, adreces o altres dades personals.

Destinataris

Hi ha altres entitats o persones amb qui compartim aquestes dades? Això inclou serveis externs o socis comercials.

Transferències internacionals

Si alguna dada viatja fora d'Espanya, cal especificar-ho.

Períodes de conservació

Hem de tenir clar durant quant de temps guardarem les dades abans de suprimir-les.

Mesures de seguretat

Què fem per protegir aquestes dades? És igual de crucial assegurar que tot estigui a prova d'accidents i ciber-amenaces.

Conclusió

Tenir un Registre d’Activitats de Tractament de Dades Personals ben preparat és una part vital del nostre compromís cap a la privacitat dels nostres clients. A PROTECDATUS Consultors SL estem aquí per ajudar-te a crear i mantenir aquest registre, perquè puguis concentrar-te en el que realment importa: oferir un servei excepcional a cada client que passa per la teva òptica.

Seleccionar Proveïdors de Confiança

Gestionar una òptica comporta moltes responsabilitats, i una d’elles és assegurar-se que els proveïdors amb qui treballes –com assessories, serveis de hosting o neteja– compleixin les normes de protecció de dades. Escollir proveïdors amb les garanties adequades és fonamental per evitar conseqüències inesperades que podrien afectar negativament la teva empresa. Assegura’t de tenir els contractes en regla, incloses clàusules de confidencialitat i protecció de dades. Recorda que una bona elecció ara pot estalviar-te mals de cap més tard!

CONTACTAR AMB NOSALTRES
ÒPTIQUES

Estar al Dia és Essencial

La normativa sobre protecció de dades, com la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD) i el RGPD, han evolucionat, i ara és responsabilitat de cada òptica mantenir-se informada sobre les novetats que publica l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD). A més, és important entendre que no es tracta només de complir el que diu la llei, sinó de fer-ho de manera activa. Això vol dir estar atent a les possibles actualitzacions i guies que poden afectar la teva activitat.

Per demostrar que la teva òptica fa aleshores bé la seva feina en termes de responsabilitat activa, tens dues opcions:

  • Revisió Interna: Pots assignar un empleat, preferiblement expert en protecció de dades, perquè s’encarregui de revisar les novetats de l’AEPD regularment. Així podrà implantar allò que sigui pertinent a la teva empresa.
  • Externalitzar la Gestió: Si prefereixes una solució més professional i especialitzada, també pots confiar aquesta tasca a una empresa que es dediqui exclusivament a la protecció de dades. Això t’alliberarà de moltes preocupacions i et permetrà centrar-te en el que realment importa: la teva òptica i els teus clients.

Recorda que la protecció de dades és un aspecte essencial per a la teva òptica, i dedicar-li l’atenció que mereix pot marcar la diferència en el negoci.

imagen detalle de mesa de reunión

El teu equip al dia en protecció de dades

Si a l’òptica poses en valor el teu equip, és fonamental que et preocupis pel tractament de les seves dades. Aquí et deixem algunes consideracions importants:

  • Informació Transparent: És essencial que el teu personal se sumi al projecte, així que cal informar-los sobre com es gestionen les seves dades i quins en són els  drets.
  • Compromís de Confidencialitat: Assegura’t que cada empleat signi un compromís de confidencialitat. Així garantirem la protecció de les dades que manegem.
  • Registre d’Activitats: Actualitza el Registre d’Activitats de Tractament. És una forma eficaç de mantenir un control sobre les dades que gestiones.
  • Col·laboració amb Assessories: Si treballes amb una assessoria per gestionar nòmines i altres documents, és recomanable formalitzar-hi un contracte que asseguri el compliment normatiu.

Nosaltres ens encarreguem de tot el procés i deixem tota la documentació disponible a la nostra plataforma digital, actualitzada i sense complicacions de paper!

ÒPTIQUES

TPV: Un aliat indispensable

Tots sabem que un terminal de punt de venda (TPV) és una eina clau en el comerç actual. A les òptiques, el TPV allibera recursos i simplifica moltes gestions, com ara:

Cobraments

Acceptar pagaments amb targeta de crèdit o dèbit és essencial per als teus clients.

Documents de Venda

Genera i imprimeix tiquets de venda de manera ràpida.

Gestió d’Inventari

Mantingues el control del teu estoc de forma efectiva.

Informes de Negoci

Obtén informes que et facilitin la gestió del teu dia a dia.

Un bon TPV no només facilita la tasca administrativa, sinó que és una peça fonamental per a l’èxit de la teva òptica.

protecdatus

Com et podem ajudar?

01
Gestió Eficient i Digitalitzada

I aquí és on entrem nosaltres! Tota la documentació relacionada amb la protecció de dades que necessites utilitzar a la teva òptica la preparem i organitzem a la nostra plataforma informatitzada. El gran avantatge? Podem adaptar-nos ràpidament als canvis que pugui marcar l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, assegurant que la teva òptica compleixi els requisits del moment. Així, no només estem en concordança amb les normatives, sinó que també et facilitem una gestió proactiva i responsable.

02
Assessorament a mida

Si necessites recopilar dades de salut dels teus clients per millorar el servei que els ofereixes, nosaltres et podem ajudar! Tant si treballes amb mesuraments de l'equip com si col·labores amb serveis d'oculistes per fer diagnòstics a distància, estem aquí per resoldre qualsevol dubte que puguis tenir. La teva tranquil·litat és la nostra prioritat, així que no dubtis a preguntar-nos el que necessitis.

03
Acompanyament en moments clau

En casos d'inspeccions, com les de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, estem al teu costat. Te'n recordaràs de nosaltres quan necessitis suport per respondre requeriments o per orientar-te en qualsevol tràmit. La nostra experiència ens permet gestionar aquestes situacions amb eficàcia, i et deixa més llibertat per centrar-te en el que millor saps fer: cuidar els teus clients.

04
Compromís garantit

La protecció de dades és una qüestió seriosa i, per això, ens prenem el teu assessorament amb la màxima dedicació. A més, per garantir-te una tranquil·litat absoluta, comptem amb una assegurança de responsabilitat civil amb una cobertura de 1.000.000 euros. Si mai hi hagués un problema derivat de l'assessorament que t’hàgim proporcionat, pots estar segur que estem protegits per respondre davant de qualsevol inconvenient.

Confia en nosaltres per estar al dia amb les obligacions de protecció de dades; de la teva òptica, ens ocuparem nosaltres. Amb més de 15 anys d'experiència, treballem per fer que la teva empresa sigui un espai de confiança i seguretat.

Contacta amb nosaltres