Obligacions per a Organitzadors d'Esdeveniments: El que Cal Saber

Si et dediques a organitzar esdeveniments, és imprescindible que tinguis clar que la protecció de dades és una part fonamental del teu negoci. No es tracta només de seguir les normatives, sinó de cuidar la informació dels teus clients i col·laboradors. A continuació, et destaquem alguns punts clau que has de tenir en compte.

Responsabilitat Legal i Normativa Tots els organitzadors d’esdeveniments han de complir amb la Llei orgànica de protecció de dades (Llei 3/2018) i el Reglament general de protecció de dades. Això vol dir que has de ser conscient del que implica gestionar la informació personal i garantir-ne la seguretat.

sol·licitar més informació

organitzadors

Tractar amb dades dels clients

Des del moment en què algú es mostra interessat en els teus serveis fins a la finalització del projecte, has de saber com manejar tota la documentació relacionada. Això inclou pressupostos, contractes, plànols i factures. És essencial gestionar cada un d’aquests documents amb la responsabilitat adequada.

En PROTECDATUS, som aquí per facilitar-te la vida! T’ajudem a organitzar tota la informació dels teus clients de manera que compleixis la normativa vigent, sense complicacions ni estrès. La teva prioritat ha de ser l’experiència en la teva feina, i la nostra és assegurar-nos que la part legal estigui coberta.

Si vols centrar-te a crear esdeveniments memorables i deixar la protecció de dades en mans d’experts, no dubtis a contactar amb nosaltres. Al cap i a la fi, la clau d’un bon esdeveniment és la confiança, i això inclou cuidar la informació de qui et tria. ¡Fem-ho possible junts!

farmàcies

Registre d'activitats del tractament: mantingues la teva organització àgil i segura

A l’hora d’organitzar esdeveniments, una de les coses que no es poden passar per alt és la protecció de dades. Tenir tot en regla no només és un requisit legal, sinó que també ajuda a generar confiança entre els teus participants. Així que, si ets organitzador d’esdeveniments, és important que tinguis ben preparat un document essencial: el Registre d’Activitats.

Què és el Registre d’Activitats?

Aquest registre és un document que has de tenir a mà, per si de cas l’Agència Espanyola de Protecció de Dades ve a fer una revisió. En aquest document, cal que expliquis tot allò relacionat amb el tractament de les dades personals que gestiones. No et preocupis, aquí t’expliquem què hi has d’incloure.

Punts clau per a un bon registre

Legalitat a la base

Indica quina normativa et permet tractar aquestes dades. És important que estiguis al corrent del que permet la llei.

Per què ho fas

Detalla les raons que et porten a recopilar dades. Ja sigui per enviar informació, gestionar inscripcions o qualsevol altre motiu.

Persones afectades

Identifica quines persones estaran involucrades en el tractament, com els assistents, ponents, o altres col·laboradors.

Tipus de dades

Especifica quines categories de dades estàs tractant. Pot ser informació bàsica com noms, correus electrònics o dades més sensibles.

On va a parar la teva informació

Indica a qui podràs comunicar aquestes dades, ja sigui a altres organitzadors, serveis logístics, etc.

Dades fora de fronteres

Si les teves dades viatgen a l’estranger, també ho has d’esmentar, ja que això pot implicar diferents normatives.

Terminis de conservació

No te n'oblidis de definir durant quant temps guardaràs les dades abans de suprimir-les.

La seguretat, allò primer

Finalment, és essencial que expliquis les mesures de seguretat que estàs aplicant per protegir aquesta informació.

Mantenir un registre clar no només et permet complir la normativa, sinó que també et fa guanyar en professionalitat i transparència amb els teus clients. Si necessites ajuda per posar tot això en marxa, no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres PROTECDATUS Consultors SL estem aquí per fer-te la vida més fàcil en el mónn de la protecció de dades!

Escollir proveïdors de confiança

Si organitzes esdeveniments, sabem que necessites col·laborar amb diferents proveïdors: des de càterings fins a assessories i gestors de xarxes socials. Però, en aquest procés, hi ha un aspecte que no et pots saltar: assegurar-te que aquests proveïdors compleixin les garanties necessàries en matèria de protecció de dades. És crucial que tinguis contractes signats que incorporin clàusules de confidencialitat i protecció de dades. No fer-ho pot representar un gran problema per a la teva empresa i per la teva reputació.

CONTACTA AMB NOSALTRES

organitzadors

Estar al dia en matèria de protecció de dades

Amb la nova legislació, no és només qüestió de complir amb el que està escrit en el BOE. Ara, amb la Llei orgànica 3/2018, les empreses tenen la responsabilitat activa d’estar al dia de les publicacions i orientacions que l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) va emetent. Això són bones notícies, ja que et permet tenir les eines necessàries per garantir que el teu negoci funcioni d’acord amb la normativa.

Per demostrar que prens aquesta responsabilitat, aquí tens dues opcions:

Assigna un Expert Intern: Només necessites un dels teus empleats que estigui familiaritzat amb el tema (millor si és expert en protecció de dades). La seva funció seria revisar regularment el que publica l’AEPD, decidir què és rellevant per a la teva activitat i implementar-ho a l’empresa.
Contracta Professionals Externs: Si no tens un expert a dins o prefereixes centrar-te en altres qüestions del teu negoci, sempre pots confiar en una empresa especialitzada en protecció de dades. S’encarregaran de mantenir-te al corrent de les novetats i assegurar que compleixes amb totes les obligacions legals.

En conclusió, tenir cura de la protecció de dades no és només una obligació legal, sinó una forma d’assegurar la confiança dels teus clients i col·laboradors. Si vols que el teu projecte d’esdeveniments sigui un èxit, cuida els detalls i treballa amb la seguretat que mereixes!

Seguiment i control visual - Videovigilància

Si teniu pensat organitzar un esdeveniment, com un concert o una competició esportiva, i esteu utilitzant o pensant a instal·lar un sistema de videovigilància, hi ha diversos passos que heu de seguir. Primer de tot, heu de registrar aquest tractament de dades al vostre registre d’activitats. També és important que signeu un contracte amb l’empresa que s’encarregarà de la instal·lació i manteniment del sistema. A més, assegureu-vos que col·loqueu els cartells informatius obligatoris en llocs visibles.

Els cartells han d’incloure totes les dades exigides per la normativa vigent i és recomanable que la informació addicional la tinguem disponible a la nostra web. Això facilitarà qualsevol actualització que pugueu necessitar sense haver de canviar físicament els cartells.

Equip del vostre d'esdeveniment

Si la vostra organització compta amb personal, ja siguin tècnics de so, muntadors, o administratius, és fonamental que tingueu en compte algunes qüestions. Primer, és imprescindible informar-los adequadament sobre com es gestionen les seves dades personals i quins drets hi tenen.

A més, necessitareu un compromís de confidencialitat per part dels vostres empleats i mantenir actualitzat el Registre d’Activitats de Tractament. Si col·laboreu amb una assessoria que se’n cuida dels temes laborals, assegureu-vos de formalitzar un contracte amb ells. Nosaltres ens encarreguem de totes aquestes gestions de manera fàcil i organitzada, deixant tots els documents disponibles a la nostra plataforma, sempre actualitzats i sense acumulació de paperassa.

protecdatus

Solucions intel·ligents en protecció de dades

Gestió fàcil i ràpida

Tenim l'eina perfecta per a tu! Tota la documentació relacionada amb la protecció de dades que la teva empresa necessita gestionar la creem i la tenim a punt a la nostra plataforma digital. Aquesta solució et permet adaptar-te de manera ràpida a qualsevol canvi que pugui emergir de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades. El miracle? Pots estar tranquil, ja que estàs complint amb el principi de Responsabilitat Activa.

Suport sempre disponible

Si et dediques a organitzar esdeveniments i venent entrades online, segurament et planteges: qui té accés a les dades dels assistents? Dependrà de com estiguis estructurant el contracte! Allò que és fonamental és que estem aquí per guiar-te en tot moment. Si tens dubtes sobre com gestionar informació dels participants o necessitis ajuda amb les dades, no dubtis a contactar-nos. Som a la teva disposició per a resoldre qualsevol incertesa.

Acompanyament en moments clau

Nosaltres estarem al teu costat si arriba un requeriment d'inspecció. Tant si es tracta de justificar un procediment davant de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades com de respondre a possibles consultes, t'oferim assistència personalitzada perquè la teva empresa estigui sempre a resguard.

Compromís amb la qualitat

Des de PROTECDATUS Consultors SL, ens prenem molt seriosament la protecció de dades. Ens comprometem a oferir-te el millor assessorament per gestionar totes les teves obligacions en aquesta matèria amb la màxima professionalitat. I aquí ve la nostra garantia: disposes d’una assegurança de responsabilitat civil de fins a 1.000.000 euros, així que si hi ha un error en el nostre servei que afecti la teva empresa, estem coberts. La teva tranquil·litat és la nostra prioritat!

Amb nosaltres, la teva empresa estarà preparada per fer front a totes les exigències que comporta la protecció de dades. Comencem a parlar?

Contacta amb nosaltres